Factura este unul din principalele documente justificative in baza caruia Codul fiscal acorda dreptul de deductibilitate a TVA, iar cheltuielile cuprinse in baza de impozitare devin deductibile, cu conditia ca aceasta sa cuprinda toate informatiile prevazute de legislatia in vigoare si sa fie sustinuta de documentele justificative stabilite de acte normative, precum: contractul si/sau comanda de transport, documentele care atesta efectuarea transportului (scrisoarea CMR, proces-verbal de receptie marfa, NIR etc.) confirmate de beneficiar, documentul vamal (carnet TIR, T-1 etc.), dupa caz.
Decizia nr.V/2007 a Inaltei Curti de Casatie si Justitie (ICCJ), in aplicarea dispozitiilor art.21 alin.(4) lit.f) si ale art.146 alin.(1) lit.a) si b) din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, precum si ale art.6 alin.(2) din Legea contabilitatii nr.82/1991, stabileste ca "Taxa pe valoarea adaugata nu poate fi dedusa si nici nu se poate diminua baza impozabila la stabilirea impozitului pe profit in situatia in care documentele justificative prezentate nu contin sau nu furnizeaza toate informatiile prevazute de dispozitiile legale in vigoare la data efectuarii operatiunii pentru care se solicita deducerea TVA".
Desi controversata, aceasta Decizie a ICCJ constituie o practica judiciara in baza careia organele fiscale au emis, si o fac in continuare, decizii de imputare pentru sumele (in special TVA dedus ori solicitat la rambursare) ce fac obiectul unor documente care nu au caracter de facturi intrucat nu contin toate informatiile obligatorii prevazute de Codul fiscal.
In acelasi timp, Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ord. MFP nr.2634/05.11.2015, stipuleaza urmatoarele:
"[...]
2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale: ...
3. In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.
4. Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
[...]
25. Factura este document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice. ...
26. Toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscala si ale Normelor metodologige de aplicare a acestuia.".
Cu ocazia unei inspectii fiscale efectuate cu ceva timp in urma, societatea noastra a suferit prejudicii foarte mari din cauza intocmirii necorespunzatoare a documentelor cu titlu de factura de catre furnizorii de servicii sau a lipsei documentelor justificative prevazute de legislatia in vigoare. Organele de inspectie fiscala au refuzat dreptul de deductibilitate a TVA in cazul documentelor cu titlu de factura care nu contineau toate informatiile obligatorii prevazute de Codul fiscal.
Informatiile obligatorii care trebuie inscrise in factura sunt prevazute la art. 319 alin. 20 din Legea nr. 227/2015 - Codul fiscal. Potrivit dispozitiilor aliniatului 1 ale aceluiasi articol, lipsa oricareia din informatiile minime obligatorii atrage in mod automat lipsa caracterului de factura a documentului. Fata de aceasta imprejurare, plata serviciului se suspenda pana la corectarea documentului in conformitate cu procedura stabilita de art. 330 alin. 1 din Codul fiscal. Aceleasi consecinte sunt si in situatia documentelor ilizibile, care prezinta stersaturi sau modificari ori a caror corectare nu se face in conditiile art.330 din Codul fiscal, precum si in situatia lipsei unora din documentele justificative mentionate.
Cele mai frecvente situatii constatate au fost cele legate de lipsa informatiilor privind:
- data prestarii serviciului (serviciul de transport este considerat a fi prestat in momentul primirii marfii de catre ultimul destinatar prevazut in comanda/contractul fiecarui client);
- unele elemente ale adresei cumparatorului, in special strada si numarul.
Drept urmare, societatea noastra a implementat o serie de actiuni preventive si corective, prin includerea in Conditiile Generale de Afaceri si in contractele/comenzile de transport a unor clauze care responsabilizeaza emitentul facturii cu privire la respectarea prevederilor legale si/sau contractuale, precum si prin atentionarea verbala a furnizorilor de servicii cu care colaboreaza pentru prima oara. Din pacate, unii furnizori (prea multi inca) nu citesc cu atentie clauzele contractuale si nici nu acorda atentia cuvenita atentionarilor noastre, fapt ce conduce la refuzuri de plata si implicit la discutii (uneori tensionate) cu cei care nu inteleg ca nu putem sa acceptam riscul unor sanctiuni pentru vina lor.